Nach § 12 Arbeitsschutzgesetz sind Beschäftigte vor Aufnahme ihrer Tätigkeit sowie bei relevanten Veränderungen zu unterweisen. Nach § 4 Absatz 1 DGUV Vorschrift 1 muss die Unterweisung erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens jedoch einmal jährlich – das ist keine bloße Empfehlung, sondern eine ausdrückliche Vorgabe. Für bestimmte Tätigkeiten oder Personengruppen gelten zusätzliche oder kürzere Fristen – Jugendliche sind zum Beispiel nach § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz mindestens halbjährlich zu unterweisen.

Zusätzliche Anlässe für Unterweisungen

Neben der regelmäßigen Unterweisung ist eine zusätzliche, anlassbezogene Unterweisung erforderlich bei:

  • Einstellung neuer Beschäftigter oder Wechsel des Arbeitsbereichs
  • Einführung neuer Arbeitsmittel, Maschinen oder Arbeitsstoffe
  • Veränderungen im Arbeitsablauf
  • nach Unfällen oder Beinaheunfällen, wenn sich daraus neue Erkenntnisse ergeben

Was eine wirksame Unterweisung ausmacht

Eine Unterweisung sollte konkret auf den jeweiligen Arbeitsplatz bezogen sein, statt allgemeine Inhalte vorzulesen. Wirksamer sind kurze, praxisnahe Formate mit Bezug zu tatsächlichen Situationen im Betrieb als lange, theoretische Vorträge. Inhalt, Sprache und Vermittlungsform müssen an die Beschäftigten, deren Vorkenntnisse und den konkreten Arbeitsplatz angepasst werden; der Arbeitgeber muss sich vergewissern, dass die wesentlichen Inhalte tatsächlich verstanden wurden.

Mündlich oder schriftlich?

Die Unterweisung selbst kann mündlich erfolgen, sollte aber schriftlich vorbereitet und in ihrer Durchführung dokumentiert werden. Betriebsanweisungen können als schriftliche Grundlage dienen, ersetzen die mündliche Unterweisung jedoch nicht vollständig.

Dokumentation

Unterweisungen sind nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Aufzeichnung sollte mindestens Datum, Thema, Zielgruppe und die unterweisende Person erkennen lassen; üblich ist zusätzlich die Unterschrift der teilnehmenden Beschäftigten. Ob darüber hinaus weitere Nachweise erforderlich sind, richtet sich nach dem jeweils einschlägigen Regelwerk.